经验分享 | 主数据标准化项目阶段划分、实施难点及应对措施

2018-03-13 14:11 来源:数据工匠俱乐部
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在企业经营到一定规模后,经营中涉及到的各类数据由于名称不一致,编码不统一,应用范围不同等客观存在的因素,对经营时业务沟通的流畅性造成一定的负面影响,即企业面临着建设主数据标准和统一管理、分发、应用的需求。本文针对主数据标准化项目,对涉及的各个阶段进行了划分,同时针对关键的难点进行介绍并分享了常规的应对措施。

  当企业经营到一定规模时,对有效管理和科学管理会有更高需求,在正常生产经营的同时,有效合理科学的减少冗余和重复的工作,及时有效的传递准确信息,是现代企业规模化发展的战略方向。基于此,企业信息化建设会被提上日程,开展如OA、HR、PLM 、ERP、MES等信息化建设。

  但在各个信息系统投入运行后,会发现在各部门、各业务之间进行线上沟通时,往往因为名称不一致,编码不统一,应用范围不同等因素,导致如数据无法识别、沟通时间较长,业务沟通不畅,影响业务效率。也就是说,企业的主数据是否一物一码、统一管理、分发、应用,在一定程度上决定了运营时的业务开展是否流畅。这里就出现了进一步的需求,即需要专门针对企业的各类主数据进行统一的管理、分发和应用。

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涉及主数据应用的主要业务环节

  主数据管理系统,正是针对企业的这个需求所产生的一个信息化系统建设,其核心价值及目标主要为:

  搭体系

  旨在搭建符合企业经营活动需求的统一的主数据体系

  定标准

  旨在对企业经营活动中所涉及的各类主数据制定统一数据标准和规范

  建平台

  旨在建立主数据管理平台,对各类主数据进行管理、分发和应用,实现主数据全生命周期的管理

  理数据

  按照最新的标准规范科学梳理企业经营过程中的各类主数据,避免重复、错误等异常,形成一个标准代码明细库

  接服务

  旨在将正确的数据接入至各信息系统,从而使得数据服务于实际应用

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主数据管理系统的核心价值及目标

  基于以上建设目标,将主数据管理系统建设时的一般步骤和常见困难介绍如下,主要分为:

  主数据的立项准备

  主数据的标准建立

  主数据的系统集成

  主数据的管理与运维

  1.主数据的立项准备

  强有力项目管理是项目成功的基础。

  主数据会一直伴随着企业的经营,大多数情况下是几十年甚至上百年不变,所以在定位上,主数据系统是一个企业级的核心基础管理系统,这也就意味着需要纳入管理的系统比较多,会横跨许多部门或分子公司。而大企业的各部门或分子公司往往有着自己已成型的业务习惯,在推行主数据建设时,系统的调研、部门的协调和沟通,数据清洗工作量巨大,是主数据实施过程的难点之一,需要站在集团层面统一实施、统一管理、统一协调,形成集团层面PMO组织。

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主数据项目的整体战略

  高管领导深度参与和支持是项目成功的关键.

  作为一个自上而下的工程,主数据项目涉及的业务范围广、系统影响大、协调事项多。在各部门之间的数据应用环节,过往的纸质文件线下传递、电话沟通、“使用习惯”、“不成文的规定”等,都将是数据标准化建设时会遇到的“关卡”,能有一位有话语权的领导来强力支持和推行主数据的建设将是关键,只有公司高层重视甚至列入工作计划进行跟踪和考核,企业的实施涉及人员才有可能引为重视。

  2.主数据的标准建立

  主数据的标准建立环节是主数据建设的核心工作,需要企业抽调专业人员集中精力进行梳理和汇总,建立一套完整的标准体系和代码库,如此才能将有效的主数据分发给各个信息系统应用,从而满足经营和业务的需求。

  组织企业内部专家团队集中办公的工作方式是项目成功唯一之路。

  尤其是在组建内部项目团队时,涉及到的团队人员一般都是各个业务部门的骨干人员,但这些业务骨干平日在部门中担负了重要的职责,而主数据的建设又非常需骨干们的时间和精力支持,所以在平衡和协调上都会有遇到难度,这时就非常需要企业的高层要进行特别指示,以便业务部门在工作任务下,提供骨干人员参与主数据标准规范和数据清洗建设。

  在实际的工作中,最为繁重的是物资主数据的标准建立,因其涉及面广种类多规格复杂没有统一的维度,所以在整理物资主数据时,一般来讲,我们需要先将实际业务中的物资进行分类整理,按照自然属性或按照用途等一定规则进行分类,进行类别分类,再对每个最低类别进行属性和描述维度设定(即特征量),然后给各个属性赋值,从而得出每个物资的名称及相应的物资代码。

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常见的物资主数据系统编码取值管理示意图

  目标系统代码转化和成果贯标是项目长期的工作,需要有条不紊、有策略的进行现有系统切换。

  在这个阶段,一个非常常见的困难是,企业都是在各类业务系统(如人力、销售、财务、ERP、物流、CRM等)已经构建完毕并已投入运营,同时系统间数据也通过有关方案进行了交互,各个信息系统都有自己的数据平台来处理主数据,这些正在流通的主数据,存在责任部门不清晰、数据定义不明确、维护流程不完整、数据共享不及时、数据状态不可控等诸多问题,而新规划的主数据系统从管理和技术两个角度看,正是来“挑战”原有的数据系统架构。

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主数据建设将涉及的业务部门

  这时主数据建设面临的最大工作是对各个业务系统的主数据梳理、系统改造,而这个工作的影响面将会非常广,业务风险点多,各部门各系统各类人员都需要协调推进,是主数据系统构建时必须建设统一的关键点。

  3.主数据的系统集成

  经过专家组多次研讨和商定,建立完成了符合企业需求的主数据管理体系之后,就将进入系统集成阶段,目的是将确定无误的主数据推送到各个业务系统(如OA、HR、ERP等)中去使用,这时就涉及到技术开发层面的系统集成和调试了。

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主数据系统集成和应用示意图

  在系统集成环节,主数据项目负责人的主要职责是协调各个信息系统厂家的工作进度上,尤其是要集成多个信息系统时,各开发团队需要互相配合进行系统集成和调试。对关键时间节点企业要予以把控,及时跟进和督促各个厂商的工作进展,以保障建设工期按时按要求完成。

  4.主数据的管理与运维组织

  虽然主数据都经由企业的专家研讨制定了科学的管理规则,但不可避免在实际业务中会出现需要新增、修改或删除的情况,为了满足这个需求,同时也要保障主数据管理系统的统一性,建立主数据管理规范制度是非常有必要的,如:

  ●《数据管理组织及权责说明》

  用以定义主数据管理组 织的岗位成员及职责,如首席数据官、数据管理员、数据用户等;

  ●《主数据标准管理规范》

  用以定义主数据标准的建立变更流程和考核制度,以及主数据标准管理的方法、工具;

  ●《主数据质量管理规范》

  用以定义主数据质量规则的建立、变更流程和考核制度,以及主数据质量管理的方法、工具;

  ●《主数据集成管理规范》

  用以定义主数据集成规则的建立、变更流程和考核制度,以及主数据集成管理的方法、工具;

  ●《主数据服务管理规范》

  用以定义主数据共享分发规则的建立、变更流程和考核制度,以及主数据共享管理的方法、工具。blob.png

主数据管理与运维示意图

  建立完成管理体系后,企业需成立相应的代码中心(或者主数据中心),形成专职的和兼职的运营保障团队来维护这套标准体系,以保障主数据能够更好的服务企业的经营活动。

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责任编辑:zhangxiuqin
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